Programari a mida, o un full de càlcul millor?
La majoria de pimes funcionen amb un full de càlcul que ha anat creixent sense fer soroll fins a convertir-se en una cosa que ningú no entén del tot. Quan és el moment de passar a programari a mida, què hauries de provar abans i quant costa de veritat?
Un full de càlcul amb què gestiones els pressupostos, l'estoc o la planificació no és cap fracàs. És com comencen la majoria de bons processos: algú el necessitava, el va fer i el va anar millorant.
El problema comença quan el negoci creix i el full de càlcul no. Em guanyo la vida fent programari a mida, i el meu consell sincer és que sovint no el necessites. T'explico com saber-ho.
01 — Els senyalsSe t'ha quedat petit el full de càlcul
- Diverses persones editen el mateix fitxer, i sovint algú sobreescriu la feina d'un altre.
- Les mateixes dades es copien a mà entre fitxers, eines o correus.
- Els clients troben els errors abans que tu.
- Només una persona entén les fórmules, i li agradaria fer vacances.
- No pots veure qui ha canviat què, ni quan.
- La informació important és a la safata d'entrada d'algú, i no en un sol lloc.
Un d'aquests senyals és normal. Si en tens tres o més, el full de càlcul et costa més del que t'estalvia.
02 — Abans de construirProva això primer
- Un full de càlcul millorUn sol fitxer compartit en lloc de còpies, validació de dades, fórmules protegides, una pestanya per a cada ús. Unes quantes hores d'endreça et poden fer guanyar un any més.
- Una eina del mercatPer a facturació, CRM, estoc o planificació gairebé sempre hi ha una eina ja feta, com ara Holded, Odoo, Airtable o Notion. Si el teu procés és com el de tothom, fes servir el que fa servir tothom.
- Una automatització entre les eines que ja paguesSovint el problema real no són les eines, sinó copiar dades d'una a l'altra. Connectar-les, de vegades amb IA que llegeix els correus i els PDF que hi ha entremig, és molt més barat que substituir-les.
03 — Quan surt a compteQuan el programari a mida té sentit
- Una eina que ja existeix fa el 80% del que necessites.
- El procés canvia cada mes.
- Només el fan servir una o dues persones.
- No saps dir quantes hores o quants errors t'estalviaria.
- El procés és el que et fa guanyar: els teus pressupostos, el teu servei, la teva rapidesa.
- Les teves eines no es parlen entre elles i ningú no ven res per connectar-les.
- Els teus clients necessiten un portal: estat de les comandes, documents, aprovacions.
- Les teves regles són massa específiques per a una eina estàndard, o el preu per usuari no para de pujar.
04 — Els dinersQuant costa de veritat
Els preus del programari a mida sovint es deixen en l'aire. Els meus, no. Com a orientació, sense IVA:
| des de 1.500 € | Una automatització o una solució d'IAConnectar eines, llegir documents, un petit assistent. Normalment, entre 1 i 3 setmanes. |
| des de 5.000 € | Una eina interna petita o un portalUn sol procés, construït al voltant de les persones que el fan servir cada dia. Normalment, entre 4 i 8 setmanes. |
| costos de funcionament | Allotjament, ús d'IA, mantenimentPer a una eina petita, normalment unes desenes d'euros al mes entre allotjament i ús d'IA, pagats amb els teus propis comptes. A més d'alguna actualització o correcció de tant en tant. |
El preu final depèn del projecte i queda tancat en un pressupost per escrit abans de començar cap feina. Per a això serveix la primera trucada, que és gratuïta.
05 — Com fer-hoMantenir-lo petit
Els projectes a mida que surten bé tenen les mateixes coses en comú:
- Primer, un sol procés. No «el sistema per a tot», sinó la calculadora de pressupostos, la recepció de comandes o el portal de clients.
- Avenços visibles. Pots veure com pren forma la feina i comentar els canvis durant el projecte.
- El teu codi, els teus comptes. El programari, les dades i l'allotjament estan a nom teu, així que mai no quedes lligat a ningú.
- Un pla per a després. Qui l'arregla, qui l'actualitza i quant costa, acordat abans de construir-lo.
Què amaga el teu full de càlcul?
Vols provar-ho al teu negoci o tens alguna pregunta? Llegim tots els correus, i la primera trucada és gratuïta.
