IA a la feina, sense filtrar les teves dades.

01 — El riscQuè passa amb el que enganxes

Quan algú enganxa un text en una eina d'IA, el text s'envia al proveïdor i s'hi guarda, com a mínim durant un temps. El que passa després depèn del pla i de com estigui configurat:

• En molts plans gratuïts i personals, les converses es poden fer servir per entrenar models futurs, tret que algú ho hagi desactivat.
• Les dades es poden guardar fora de la UE.
• No hi ha cap acord entre la teva empresa i el proveïdor sobre com es tracten aquestes dades.

Si el text conté dades personals dels teus clients, la teva empresa n'és responsable d'acord amb el RGPD, sigui quina sigui l'eina que hagi fet servir un treballador.

02 — La solucióLa part fàcil: plans per a empreses

Tots els grans proveïdors ofereixen plans per a equips o per a empreses. Normalment exclouen contractualment les teves dades de l'entrenament dels models, inclouen un contracte d'encàrrec del tractament i et donen un panell d'administració per controlar qui fa servir què. Alguns et permeten mantenir les dades a la UE.

Abans de pagar, comprova dues coses: què diuen les condicions sobre l'entrenament i la conservació de les dades (no la pàgina de màrqueting), i si el proveïdor signa amb tu un contracte d'encàrrec del tractament. Un pla per a un equip de cinc persones sol costar, al mes, menys que una hora de la seva feina.

03 — Les normesEl que no hi entra mai

Fins i tot amb un pla per a empreses, hi ha coses que no s'han de posar en una eina d'IA, tret que l'eina s'hagi configurat expressament per a això:

1. Dades personals que no necessites per a la tascaNoms, telèfons, dades bancàries, informació de salut. Substitueix-les per rols: «el client», «el proveïdor A».
2. Contrasenyes, claus i codis d'accésMai, en cap eina, per cap motiu.
3. Documents subjectes a un acord de confidencialitatContractes, plans de clients, qualsevol cosa que hagis promès no compartir.
4. Qualsevol cosa que no podries explicar al clientUna bona prova: li diries tranquil·lament que ho has fet?

04 — Per escritUna política d'IA d'una pàgina

Posa-la per escrit, que no passi d'una pàgina, i repassa-la amb l'equip. Ha de donar cinc respostes:

1. Quines eines estan aprovades, i amb quins comptes.
2. Quines dades s'hi poden posar, i quines no hi entren mai (apartat 03).
3. Qui revisa el que genera la IA abans que arribi a un client, a un proveïdor o a la comptabilitat.
4. A qui preguntar en cas de dubte.
5. Què cal fer quan hi ha entrat alguna cosa que no hi havia d'entrar: avisar de seguida, sense buscar culpables.

Una política que no llegeix ningú no protegeix ningú. Mitja jornada amb exemples reals de la teva pròpia feina fa més que deu pàgines de normes.

05 — La lleiEl Reglament d'IA ja ho demana

Des del 2 de febrer de 2025, el Reglament europeu d'IA obliga les empreses que fan servir sistemes d'IA a prendre mesures perquè el seu personal tingui un nivell suficient d'alfabetització en matèria d'IA (article 4). Per a una petita empresa, això no vol dir cap certificació. Vol dir que el teu equip sap què poden fer les eines i què no, on són els riscos i quines són les teves normes.

Formar l'equip amb tasques reals, més la política d'una pàgina, ja ho cobreix, i és el mateix que fa que la IA sigui útil de veritat en el dia a dia.