IA en el trabajo, sin filtrar tus datos.
Tu equipo ya usa IA, a menudo con cuentas gratuitas y a menudo pegando correos de clientes. Aquí tienes qué pasa con esos datos, las soluciones fáciles y la política de una página con la que todo el mundo va sobre seguro.
Pregunta en cualquier pyme y encontrarás a alguien pegando el correo de un cliente en un chatbot gratuito para escribir una respuesta rápida. Funciona, ahorra tiempo y nadie se ha parado a pensar dónde acaba ese correo.
Para arreglarlo no hace falta prohibir la IA. Hacen falta las cuentas adecuadas, unas pocas normas claras y un equipo que sepa por qué existen esas normas.
01 — El riesgoQué pasa con lo que pegas
Cuando alguien pega un texto en una herramienta de IA, ese texto se envía al proveedor y se guarda allí, al menos durante un tiempo. Lo que pasa después depende del plan y de su configuración:
- En muchos planes gratuitos y personales, las conversaciones pueden usarse para entrenar futuros modelos, salvo que alguien lo haya desactivado.
- Los datos pueden guardarse fuera de la UE.
- No hay ningún acuerdo entre tu empresa y el proveedor sobre cómo se tratan esos datos.
Si el texto contiene datos personales de tus clientes, tu empresa es responsable de ellos según el RGPD, sea cual sea la herramienta que haya usado un empleado.
02 — La soluciónLa parte fácil: planes para empresas
Todos los grandes proveedores ofrecen planes para equipos o para empresas. Normalmente excluyen por contrato tus datos del entrenamiento de modelos, incluyen un contrato de encargo del tratamiento y te dan un panel de administración para controlar quién usa qué. Algunos te permiten mantener los datos en la UE.
Antes de pagar, comprueba dos cosas: qué dicen las condiciones sobre el entrenamiento y la conservación de los datos (no la página de marketing), y si el proveedor firma contigo un contrato de encargo del tratamiento. Un plan para un equipo de cinco personas suele costar al mes menos que una hora de su tiempo.
03 — Las normasLo que nunca debe entrar
Incluso con un plan para empresas, hay cosas que no tienen cabida en una herramienta de IA, salvo que se haya configurado expresamente para ellas:
- Datos personales que no necesitas para la tareaNombres, teléfonos, datos bancarios, información de salud. Sustitúyelos por roles: «el cliente», «el proveedor A».
- Contraseñas, claves y códigos de accesoNunca, en ninguna herramienta, por ningún motivo.
- Documentos sujetos a un acuerdo de confidencialidadContratos, planes de clientes, todo lo que te comprometiste a no compartir.
- Cualquier cosa que no podrías explicarle al clienteUna buena prueba: ¿estarías a gusto contándole que lo has hecho?
04 — Por escritoUna política de IA de una página
Ponla por escrito, que no pase de una página, y repásala con el equipo. Tiene que responder a cinco preguntas:
- Qué herramientas están aprobadas, y con qué cuentas.
- Qué datos pueden entrar y cuáles nunca (apartado 03).
- Quién revisa lo que genera la IA antes de que llegue a un cliente, a un proveedor o a la contabilidad.
- A quién preguntar en caso de duda.
- Qué hacer cuando ha entrado algo que no debía: avisar enseguida, sin buscar culpables.
Una política que nadie lee no protege a nadie. Media jornada con ejemplos reales de vuestro propio trabajo sirve más que diez páginas de normas.
05 — La leyEl Reglamento de IA ya lo pide
Desde el 2 de febrero de 2025, el Reglamento europeo de IA (AI Act) exige a las empresas que usan sistemas de IA que adopten medidas para que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA (artículo 4). Para una pyme, eso no significa una certificación. Significa que tu equipo sabe qué pueden hacer las herramientas y qué no, dónde están los riesgos y cuáles son tus normas.
Con formar al equipo en tareas reales y la política de una página lo tienes cubierto, y es justo lo mismo que hace que la IA sea útil de verdad en el día a día.
¿Qué pega tu equipo en la IA?
¿Quieres probarlo en tu negocio o tienes alguna pregunta? Leemos todos los correos, y la primera llamada es gratis.
